Så här spårar du Excel-fel

Oavsett vilken version av Excel du använder, kommer det alltid att finnas felmeddelanden om något inte är rätt. Alla fel som presenteras av excel föregås av en (#) hashtag och kommer att se ut som det medföljande skärmbildet. Fel kommer alltid att visas med en röd triangel i det övre vänstra hörnet av en cell med det specifika felmeddelandet som cellvärdet.

Typer av fel

Det finns många typer av fel i Excel och det är viktigt att förstå skillnaderna mellan dem och varför de uppstår. Nedan följer några felvärden, vad de menar och vad de generellt orsakas av.

# DIV / 0 - Felet # DIV / 0 uppstår när delningsoperationen i din formel refererar till ett argument som innehåller en 0 eller är tom.

# N / A - Felet # N / A är i själva verket inte riktigt ett fel. Detta indikerar mer otillgängligheten av ett nödvändigt värde. Felet # N / A kan manuellt kastas med = NA (). Vissa formler kommer också att kasta felmeddelandet.

#NAMN? - Den #NAME? fel säger att Excel inte kan hitta eller erkänna det angivna namnet i formeln. Oftast visas det här felet när formulären innehåller ospecificerade namnelement. Vanligtvis skulle dessa vara namngivna områden eller tabeller som inte existerar. Detta beror främst på felstavningar eller felaktig användning av citat.

#NULL! - Spaces in excel anger korsningar. Det är på grund av detta att ett fel uppstår om du använder ett mellanslag istället för ett kommatecken (union operator) mellan intervall som används i funktionsargument. Merparten av tiden kommer du se detta inträffa när du anger ett korsning av två cellintervall, men korsningen uppträder aldrig.

#OGILTIGT! - Även om det finns många omständigheter är #NUM! Ett fel kan uppstå, det genereras generellt av ett ogiltigt argument i en Excel-funktion eller formel. Vanligtvis en som producerar ett tal som är antingen för stort eller för litet och kan inte representeras i arbetsbladet.

#REF! - Vanligen kallad referens, #REF! Fel kan hänföras till alla formler eller funktioner som hänvisar till andra celler. Formler som VLOOKUP () kan kasta #REF! fel om du tar bort en cell som refereras till av en formel eller eventuellt klistra in över de celler som refereras till.

#VÄRDE! - När du ser en #VALUE! fel är det vanligtvis ett felaktigt argument eller felaktig operatör används. Detta ses vanligtvis när text skickas till en funktion eller formel som ett argument när ett nummer förväntas.

Felspårning

Excel har olika funktioner för att hjälpa dig att hitta platsen för dina fel. För det här avsnittet kommer vi att prata om spårningsfel. På fliken Formler i avsnittet Formelrevision visas Trace Precedents och Trace Dependents.

För att kunna använda dessa måste du först aktivera en cell som innehåller en formel. När cellen är aktiv väljer du ett av spåralternativen som hjälper dig att lösa problemet. Spårningsberättigade personer visar alla celler som den aktiva cellen påverkar medan Spårningsförekomster visar alla celler vars värden påverkar beräkningen av den aktiva cellen.

Felmeddelandet

När formler inte fungerar som vi förväntar oss att Excel hjälper oss ut genom att ange en grön triangelindikator i det övre vänstra hörnet av en cell. En alarmalternativsknapp visas till vänster om den här cellen när du aktiverar den.

När du sveper över knappen visas en ScreenTip med en kort beskrivning av felvärdet. I samma närhet kommer en nedrullning att presenteras med tillgängliga alternativ:

1. Hjälp om det här felet: Det här öppnar Excel-hjälpfönstret och ger information om felvärdet och ger förslag och exempel på hur du löser problemet.
2. Visa beräkningssteg: Detta öppnar dialogrutan Utvärdera formel, som också finns på Formulas-fliken. Detta kommer att gå igenom varje steg i beräkningen som visar resultatet av varje beräkning.
3. Ignorera fel: Bypasserar all felkontroll för den aktiverade cellen och tar bort felmeddelandetriangeln.
4. Redigera i Formula Bar: Detta kommer att aktiveras Redigeringsläge flyttar din infogningspunkt till slutet av din formel på Formula Bar.
5. Felkontrollalternativ: Det här öppnas Excels standardalternativ för felkontroll och hantering. Här kan du ändra hur Excel hanterar olika fel.

Ytterligare felhantering

Även om ovanstående felhanteringsfunktioner i Excel är trevliga, är det kanske inte tillräckligt med din nivå. Till exempel, säg att du har ett stort projekt där du hänvisar till olika datakällor för information som befolkas av flera medlemmar av ditt lag. Det är troligt att inte alla medlemmar kommer att mata in uppgifterna exakt samma hela tiden. Det här är när avancerad felhantering i Excel är till nytta.

Det finns några olika sätt att hantera fel. IFERROR () är en värdefull formel som ger dig två olika processer beroende på att ett fel är närvarande eller ej. Andra alternativ använder formelkombinationer som IF (ISNUMBER ()). För det mesta används denna formel kombination med SEARCH (). Vi vet att när Excel returnerar något TRUE det kan representeras av en 1. Så, när du skriver = IF (ISNUMBER (SÖK (Hej, A2)), SANT, FALKT) säger du, Om du hittar Hello i A2 returnera en 1, annars returnera en 0. En annan formel som kommer till nytta för senare versioner av Excel är funktionen AGGREGATE (). Vi ska gå igenom några korta exempel nedan.

Genererar ett fel utan användning av IFERROR ()

1. I det här exemplet ser vi att vi försöker subtrahera text från summan av ett annat sortiment. Detta kan ha inträffat av olika anledningar men det kommer självklart inte att fungera så bra att subtrahera text från ett nummer.
2. I det här exemplet genererar det en #VALUE! fel eftersom formeln letar efter ett nummer men det tar emot text istället
   
3. I samma exempel kan vi använda IFERROR () och få funktionsdisplayen. Ett problem uppstod
4. Du kan se nedan att vi paketerade formeln i funktionen IFERROR () och gav ett värde att visa. Detta är ett grundläggande exempel men du kan vara kreativ och komma med många sätt att hantera felet från det här stället framåt beroende på omfattningen av formeln och hur komplicerat det kan vara.

Att använda funktionen AGGREGATE () kan vara lite skrämmande om du aldrig använt den tidigare.

1. Denna formel är dock mångsidig och flexibel och är ett utmärkt alternativ för felhantering beroende på vad dina formuleringar gör.
2. Det första argumentet i funktionen AGGREGATE () är den formel du vill använda som SUM (), COUNT () och några andra som du ser i listan.
   
3. Den andra delen av argumentet är alternativ som du kan införliva med formeln i det första argumentet. För det här exemplet och den här lektionen ska du välja alternativ 6, Ignorera felvärden.
   
4. Slutligen skulle du helt enkelt men det intervall eller den cellreferens som formeln ska användas till. En AGGREGATE () -funktion kommer att likna följande:
   = AGGREGATE (2, 6, A2: A6)
5. I det här exemplet vill vi COUNT A2 till och med A6 och ignorera eventuella fel som kan uppstå
6. Att skriva exempelformeln som en annan metod skulle se ut så här:
   = OMFEL (COUNT (A2: A6), )

Såsom du kan se finns det många alternativ och sätt att hantera fel i Excel. Det finns alternativ för mycket grundläggande metoder som att använda beräkningsstegen för att hjälpa dig eller mer avancerade alternativ som att använda AGGREGATE-funktionen eller kombinera formler för att hantera olika omständigheter.

Jag uppmuntrar dig att leka med formlerna och se vad som bäst fungerar för din situation och din stil.

PRO TIPS: Om problemet är med din dator eller en bärbar dator, bör du försöka använda Reimage Plus-programvaran som kan skanna förvaret och ersätta korrupta och saknade filer. Detta fungerar i de flesta fall där problemet uppstått på grund av systemkorruption. Du kan ladda ner Reimage Plus genom att klicka här